Zusätzliche Datenschutzerklärung

zur Datenverarbeitung durch den Student_innenrat der Technischen Universität Chemnitz im Rahmen des Formulars zur Beitragserstattung in Bezug auf das 9-Euro-Ticket.

Diese Datenschutzerklärung klärt Sie in Ergänzung zu den auch insoweit zu beachtenden allgemeinen Hinweisen über die Datenverarbeitung durch die Technische Universität Chemnitz (https://www.tu-chemnitz.de/tu/datenschutz.html) über Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung von personenbezogenen Daten in Bezug auf die Beitragserstattung hinsichtlich des das 9-Euro-Tickets mittels des zur Verfügung gestellten Formulars auf.

Teil 1. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung

1. Verantwortlicher und Ansprechpartner

Der Verantwortliche im Sinne der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten der Europäischen Union sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist die:

Technische Universität Chemnitz
vertreten durch den Rektor: Prof. Dr. Gerd Strohmeier
Straße der Nationen 62
09111 Chemnitz, Deutschland

E-Mail: rektor@tu-chemnitz.de
Telefon: +49 371 531-10000
Telefax: +49 371 531-10009
Web: https://www.tu-chemnitz.de/

Die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit der Beitragserstattung betreffend das 9-Euro-Ticket wird vom Student_innenrat der Technischen Universität Chemnitz angeboten und verantwortet. Ihr direkter Ansprechpartner in allen datenschutzrechtlichen Fragen ist:

Student_innenrat der Technischen Universität Chemnitz
Marius Hirschfeld
Thüringer Weg 11
09126 Chemnitz, Deutschland

E-Mail: 9-euro-ticket@tu-chemnitz.de
Telefon: +49 371 531-16000
Telefax: +49 371 531-16009
Web: https://www.stura.tu-chemnitz.de/

2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Der Datenschutzbeauftragte der Technischen Universität Chemnitz ist:

Gernot Kirchner
Datenschutzbeauftragter der TU Chemnitz
Straße der Nationen 62, Raum: 1/117 (neu: A14.117)
09111 Chemnitz, Deutschland

E-Mail: datenschutzbeauftragter@tu-chemnitz.de
Telefon: +49 371 531-12030
Telefax: +49 371 531-12039
Web: www.tu-chemnitz.de/rektorat/dsb/

3. Zweck der Datenverarbeitung

Die Datenverarbeitung ist erforderlich, damit die Student_innenschaft ihre Aufgaben nach § 24 Abs. 3 SächsHSFG erfüllen kann, namentlich zur Feststellung der Personen, denen aufgrund der Einführung des sog. "9-EUR-Tickets" gemäß § 8 RegG ein ermäßigter Tarif (9 Euro pro Kalendermonat, Juni bis August 2022) anzubieten ist und denen bei Annahme des ermäßigten Tarifs der Differenzbetrag zwischen dem tatsächlich entrichteten Beitrag für das Student_innen-Jahresticket im Sommersemester 2022 in den Monaten Juni, Juli und August 2022 sowie 27 EUR (dem Gesamtbetrag für das "9-EUR-Ticket" in den genannten Monaten) zu erstatten ist.

4. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zur Beitragserstattung in Bezug auf das 9-Euro-Ticket ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e DSGVO i. V. m. § 14 Abs. 4 S. 1 und § 24 Abs. 3 SächsHSFG i. V. m. der Beitragsordnung der Student_innenschaft der Technischen Universität Chemnitz in der jeweils aktuellen Fassung i. V. m. § 8 RegG.

Teil 2. Abfrage der URZ-Loginkennzeichen an der TUC / Einrichtung einer webbasierten Abfrage

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Zur Feststellung der berechtigten Personen, denen aufgrund der Einführung des sog. "9-EUR-Tickets" gemäß § 8 RegG (Regionalisierungsgesetz, in Kraft getreten am 01. Juni 2022) ein ermäßigter Tarif (9 Euro pro Kalendermonat, Juni bis August 2022) anzubieten ist und denen bei Annahme des ermäßigten Tarifs eine Erstattung auf den bereits entrichteten Beitrag für das Student_innen-Jahresticket im Sommersemester 2022 zusteht, wurden vom Studierendenservice der TU Chemnitz am 01. Juni 2022 die URZ-Loginkennzeichen (zentrale Benutzerkennung gemäß § 6 IuK-Rahmenordnung vom 10. Februar 2017) der berechtigten Student_innen an das Universitätsrechenzentrum übermittelt, um eine webbasierte Abfrage insbesondere der IBAN (WTC-geschütztes Web-Antragsformular) zur Rückerstattung einrichten zu können. Betroffen und berechtigt sind alle Studierenden der TUC, welche 1. Mitglieder der Verfassten Student_innenschaft, 2. die in Besitz eines Student_innen-Jahrestickets sind und 3. keine Erstattung oder Befreiung beantragt haben.

2. Empfänger oder Kategorien von Empfängern

Das Universitätsrechenzentrum erhielt als Dienstleister der Student_innenschaft die vom Studierendenservice der TU Chemnitz am 01. Juni 2022 zur Verfügung gestellten URZ-Loginkennzeichen der berechtigten Student_innen.

3. Dauer der Speicherung

Die personenbezogenen Daten (URZ-Loginkennzeichen) werden mit Ablauf des 31.10.2022 bzw. bei vorzeitiger Beendigung der Berechtigung zur Antragsstellung im Rahmen von § 8 RegG gelöscht. Die Speicherdauer richtet sich nach der "Antragsfrist" (Ausschlussfrist) für berechtigte Student_innen.

4. Gesetzliche oder vertragliche Vorschriften zur Bereitstellung von personenbezogenen Daten und Folgen der Nichtbereitstellung

Mitglieder und Angehörige der Hochschule sind gemäß § 14 Abs. 2 SächsHSFG verpflichtet, ihre personenbezogenen Daten anzugeben, soweit dies zur Erfüllung der Aufgaben nach § 14 Abs. 1 SächsHSFG erforderlich ist. Eine Nichtbereitstellung hätte zur Folge, dass eine Mitgliedschaft in der Hochschule bzw. der Student_innenschaft nicht begründet bzw. fortgeführt werden kann.

Teil 3. Erhebung von Name, Vorname, IBAN und E-Mail-Adresse (Web-Antragsformular)

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Mittels dieses Formulars (Beantragung des ermäßigten Tarifs gemäß § 8 RegG) werden Name, Vorname, IBAN, E-Mail-Adresse berechtigter Personen erhoben. Betroffen und berechtigt sind alle Studierenden der TUC, welche 1. Mitglieder der Verfassten Student_innenschaft, 2. die in Besitz eines Student_innen-Jahrestickets sind und 3. keine Erstattung oder Befreiung beantragt haben. Um einen Antrag stellen zu können ist eine Authentifizierung und Autorisierung über das Web-Trust-Center erforderlich (vgl. Teil 2). Nach erfolgter Authentifizierung übermittelt der Identity Providers (IdP) der TUC die erforderlichen Angaben für das Web-Antragsformular (Name, Vorname, E-Mail-Adresse). Die Erhebung der IBAN für die Erstattung erfolgt durch manuelle Eingabe der betroffenen Person. Nach der Bestätigung der Kenntnisnahme der Datenschutzerklärung wird das Web-Antragsformular abgesandt und die Daten in einer Datenbank gespeichert. Die Student_in wird per E-Mail darüber informiert, dass ihre Daten betreffend ihres Antrags gemäß § 8 RegG gespeichert worden sind (Eingangsbestätigung).

2. Empfänger oder Kategorien von Empfängern

Die im Antragsformular erhobenen Daten werden vom Universitätsrechenzentrum als Dienstleister des Student_innenrates sowie vom Student_innenrat selbst verarbeitet.

3. Dauer der Speicherung

Die personenbezogenen Daten aus dem Antragsformular werden mit Ablauf des 31.12.2022 bzw. bei vorzeitiger Beendigung der Berechtigung zur Antragsstellung im Rahmen von § 8 RegG gelöscht. Die Speicherdauer richtet sich nach § 8 Abs. 6 RegG, welcher eine Mittelverwendung grundsätzlich im Jahr 2022 vorsieht.

4. Gesetzliche oder vertragliche Vorschriften zur Bereitstellung von personenbezogenen Daten und Folgen der Nichtbereitstellung

Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten im Rahmen des angebotenen Antragsformulars ist gesetzlich oder vertraglich nicht vorgeschrieben und auch nicht für einen Vertragsabschluss erforderlich. Sie sind daher nicht verpflichtet einen ermäßigten Tarif für die Monate Juni bis August 2022 im Sinne von § 8 RegG zu beantragen und Ihre personenbezogenen Daten bereitzustellen. Die Nichtbereitstellung hätte allerdings zur Konsequenz/Folge, dass der ermäßigte Tarif nicht in Anspruch genommen und dementsprechend eine Erstattung auf den bereits entrichteten Beitrag für das Student_innen-Jahresticket im Sommersemester 2022 nicht erfolgen könnte.

Teil 4. Korrekturabfrage der URZ-Loginkennzeichen sowie der damit verbundenen E-Mail-Adresse an der TUC sowie Datenabgleich

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Ende Juni, Ende Juli, Ende August und Ende September 2022 wird zur Feststellung der berechtigten Personen im Sinne von § 8 RegG erneut analog zur Verarbeitung im Sinne von Teil 2. vom Studierendenservice der TU Chemnitz die URZ-Loginkennzeichen sowie zusätzlich die E-Mail-Adresse auf Basis des URZ-Loginkennzeichens der berechtigten Student_innen an das Universitätsrechenzentrum übermittelt. Die erneute Feststellung ist erforderlich, um zwischenzeitlich eingetretene Veränderungen innerhalb der berechtigten Personengruppe nach Durchführung der Abfrage im Sinne von Teil 2. feststellen zu können, bspw. reguläre (vollständige/teilweise) Erstattung des bereits entrichteten Beitrags für das Student_innen-Jahresticket im Sommersemester 2022 (Erstattung/Befreiung). Die Abfrage aus Teil 2. wird mit der Korrekturabfrage gemäß Teil 4. automatisiert abgeglichen.

Die Loginkennzeichen aller Personen, die nicht mehr berechtigt sind, werden aus der Liste der berechtigten Antragsteller_innen (Teil 2.) sowie ihre ggf. bereits erhobenen Daten nach Teil 3. aus der Datenbank gelöscht. Nunmehr nicht mehr berechtigte Personen werden über die Löschung ihrer Daten per E-Mail informiert.

Die Loginkennzeichen aller Personen, die gemäß der Korrekturabfrage im Sinne von Teil 4. nun zusätzlich berechtigt sind, werden der Liste der berechtigten Antragsteller_innen (Teil 2.) hinzugefügt, so dass eine Antragsstellung nach Authentifizierung und Autorisierung über das Web-Trust-Center ermöglicht wird. Ferner werden die Personen über die automatisierte Weitergabe ihrer Daten per E-Mail auf Basis des Loginkenzeichens mit verlinkter Datenschutzerklärung informiert.

Nach Abschluss der Korrekturabfragen und des Datenbankenabgleichs wird eine Datenbank betreffend alle berechtigten Antragssteller i.S.d. § 8 RegG, welche einen Antrag gemäß Teil 4. gestellt haben, zur Übermittlung an die Student_innenschaft erstellt.

2. Empfänger oder Kategorien von Empfängern

Das Universitätsrechenzentrum erhält als Dienstleister der Student_innenschaft die vom Studierendenservice der TU Chemnitz im Rahmen der Korrekturabfragen zur Verfügung gestellten URZ-Loginkennzeichen der berechtigten Student_innen.

3. Dauer der Speicherung

4. Gesetzliche oder vertragliche Vorschriften zur Bereitstellung von personenbezogenen Daten und Folgen der Nichtbereitstellung

Teil 5. Datenübermittlung betreffend die berechtigten Antragssteller i.S.d. § 8 RegG - Überweisung des Erstattungsbetrags

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Die im Web-Antragsformular im Sinne der Teile 2. bis 4. erhobenen Daten der berechtigten Antragssteller i.S.d. § 8 RegG (Name, Vorname, IBAN) werden zur Durchführung der Überweisung des Erstattungsbetrages an den Student_innenrat übermittelt, welcher sodann die Überweisung des Erstattungsbetrages bis zum 31.12.2022 veranlasst. Betroffen sind alle Studierenden der TUC, die 1. ihre personenbezogenen Daten im Sinne von Teil 3. bis zum 31.10.2022 übermittelt haben (Zugriffsberechtigte über WTC gemäß Teil 2. und/oder 4.) und 2. nicht nachträglich im Rahmen der Korrekturabfrage im Sinne von Teil 4. die Berechtigung zur Antragsstellung verloren haben (gelöscht worden sind).

2. Empfänger oder Kategorien von Empfängern

Das Universitätsrechenzentrum als Dienstleister der Student_innenschaft übermittelt nach Abschluss der Datenverarbeitungstätigkeiten im Sinne von Teil 2. bis Teil 4. die im Web-Antragsformular erhobenen Daten an den Student_innenrat.

3. Dauer der Speicherung

Die Überweisungsdaten (Belege) sind gemäß Ziff. 2.3 sechs Jahre aufzubewahren (Anlage zur VwV zu § 71 SäHO, zu Nummer 21.1, Aufbewahrungsbestimmungen – AufbewBest). Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ablauf des Haushaltsjahres, für das die Belege bestimmt sind (Ziff. 1.7 AufbewBest), d.h. mit dem 01. Januar 2023.

4. Gesetzliche oder vertragliche Vorschriften zur Bereitstellung von personenbezogenen Daten und Folgen der Nichtbereitstellung

Teil 6. Rechte der betroffenen Person

Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, sind Sie betroffene Person im Sinne der DSGVO, so dass Ihnen bei Vorliegen der entsprechenden Voraussetzungen die nachfolgenden Rechte gegenüber der Technischen Universität Chemnitz, Student_innenrat (Verantwortliche) zustehen: Auskunftsrecht, Recht auf Berichtigung, Recht auf Löschung (Recht auf Vergessenwerden), Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, Recht auf Unterrichtung bei Offenlegung, Recht auf Datenübertragbarkeit, Recht auf nicht ausschließlich automatisierte Entscheidung. Zur Geltendmachung Ihrer Rechte gegenüber der Technischen Universität Chemnitz oder bei weiteren Rückfragen zum Datenschutz können Sie sich jederzeit an uns (s. Teil 1. „Ansprechpartner“) wenden.

1. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e) DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen. Der Verantwortliche verarbeitet die Sie betreffenden personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, er kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

2. Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen geltende datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt.

Zuständige Aufsichtsbehörde im Freistaat Sachsen ist gem. Art. 51 DSGVO i.V.m. §§ 14 ff. SächsDSDG: Sächsischer Datenschutzbeauftragter, Dr. Juliane Hundert, Devrientstraße 5, 01067 Dresden, Internet: www.saechsdsb.de, E-Mail: saechsdsb@slt.sachsen.de, Telefon: 0351/85471-101, Telefax: 0351/85471-109.

Die Aufsichtsbehörde, bei der die Beschwerde eingereicht wurde, unterrichtet den Beschwerdeführer über den Stand und die Ergebnisse der Beschwerde einschließlich der Möglichkeit eines gerichtlichen Rechtsbehelfs nach Art. 78 DSGVO.

3. Weiterführende Informationen zu Ihren Rechten

Nähere Informationen zu den Ihnen zustehenden Rechten als betroffene Person finden Sie unter folgendem Link: https://www.tu-chemnitz.de/tu/datenschutz.html#x.

Teil 7. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand vom 13. Juni 2022. Durch die Weiterentwicklung unserer Angebote oder aufgrund geänderter gesetzlicher beziehungsweise behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu ändern. Die jeweils aktuelle Datenschutzerklärung kann jederzeit auf der Website unter http://stura.cc/9-euro-ticket-dse von Ihnen abgerufen und ausgedruckt werden.